Evrakı kapalı ve uygun bir ambalaja koyun
Belgeleri dağılmayacak şekilde kapalı bir zarfa veya dosyaya yerleştirin. Bükülmemesi gereken evrakta sert destek kullanın; dış etkenlere karşı koruyacak bir dış ambalaj seçin.
Zarfın üzerine alıcı adı, telefon ve teslim adresini okunur biçimde yazın. Belgenin içeriğini veya gereksiz kişisel bilgileri dış ambalajda göstermeyin. Kurye talebi için belgenin tamamının fotoğrafını göndermek yerine paket türünü açıklayın.
Teslim edilecek kişiyi belirleyin
Ofiste birden fazla çalışan varsa teslim alacak kişiyi ve birimini yazın. Danışma veya güvenliğe teslim kabul ediliyorsa bunu önceden belirtin; doğrudan kişiye teslim gerekiyorsa özellikle söyleyin.
Alıcının telefonunu ve kabul saatini kontrol edin. Alıcıya ulaşılamaması durumunda göndericiyle hangi numaradan iletişim kurulacağını netleştirin.
İmza ve geri dönüş ihtiyacını baştan paylaşın
Evrakın imzalanıp size dönmesini istiyorsanız tek yön gönderi talebi vermeyin. Bekleme, dönüş adresi ve dönüş için gereken zaman bilgilerini birlikte paylaşın.
Teslim teyidinin nasıl iletileceğini görüşmede belirleyin. Her teslimatta belirli bir belge, fotoğraf veya dijital imza hizmetinin otomatik sunulduğunu varsaymayın; talebinizin karşılanabilirliğini önceden sorun.
Çıkış öncesi kontrol listesi
Zarf kapalı ve sağlam mı? Adres, kişi ve telefon bilgileri doğru mu? Alıcı evrakı kabul edebiliyor mu? Geri dönüş veya bekleme gerekiyor mu?
Belirli bir kuruma süreli evrak gönderiyorsanız ilgili birimin son kabul saatini kendiniz de doğrulayın. Bu saati kurye talebine ekleyin; uygunluk ve zaman planı teyit edilmeden gönderiyi tamamlanmış kabul etmeyin.